Opisy stanowisk pracy to podstawowe dokumenty organizacyjne. Zawierają one wszystkie informacje, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania zadań na każdym stanowisku pracy. Informują o tym, na jakim szczeblu umieszczone są poszczególne stanowiska i co dokładnie należy do obowiązków zatrudnionych na nich pracowników. Mówią także o tym, jakie cechy powinien posiadać pracownik, aby dobrze wywiązywać się ze swoich obowiązków. Jest to szczególne narzędzie, które stanowi punkt wyjścia do dalszych funkcji zarządzania personelem.
Firma posiadająca dokładne opisy stanowisk pracy ma narzędzie, z którego korzysta przy rekrutacji i selekcji pracowników - wie bowiem dokładnie, czego oczekuje od pracownika i jakie cechy i umiejętności powinien on posiadać. Opisy stanowisk pracy spełniają też bardzo ważną funkcję przy wdrażaniu nowo zatrudnionych osób do pracy. Jest tu bowiem określone, co dany pracownik powinien umieć. Opisy te są również pomocne w procesie zarządzania kompetencjami i w analizie potrzeb szkoleniowych. Tu również opieramy się na wiedzy o tym, jakie zadania ma do wykonania pracownik na danym stanowisku i w związku z tym, jakie cechy oraz umiejętności powinien posiadać. Oprócz tego, znając zadania osób na poszczególnych stanowiskach, można odpowiednio dobrać sposób motywowania pracowników.